Как управлять временем: 14 советов от эксперта

Константин

24 марта

0/10 1 60

Содержание

Время — один из самых ценных ресурсов, которым мы располагаем в изобилии. И от того, как мы его используем, зависит результат, который мы получаем. Хотите научиться распределять свое время так, чтобы стать более продуктивными и при этом меньше уставать?

Мы расскажем вам о самых полезных инструментах работы с календарем, которые описал Дэниел Брауни — автор книги «Источник энергии» goo.gl/os7cZ2.

Принцип Парето гласит, что работа стремится заполнить все отведенное на нее время. Календарь — это ваш инструмент для бюджетирования времени, позволяющий эффективно справляться с любым делом или проектом, над которым вы работаете. Нераспланированное время, скорее всего, будет занято работой. Правильно использовать свой календарь вам помогут следующие правила:

1. Календарь должен представлять реальную картину того, как вы собираетесь использовать свое время.

В нем должно быть запланировано все, что вам важно и необходимо сделать. Исключение может быть сделано только для небольших задач, на которые вы потратите менее пятнадцати минут.

2. Найдите время, чтобы определить планы на конкретные дни и недели.

Детальное планирование поможет вам сохранять концентрацию на том, чем вы занимаетесь в конкретный момент, и не выбиваться из графика. Планировать предстоящий день лучше всего накануне вечером, когда вы закончили работу и имеете представление о том, что следует перенести на завтра. Составление или корректирование плана с утра целесообразно только в том случае, если ночью вам пришла в голову творческая идея или вы вспомнили о неотложном деле.

3. Избавьтесь от списков дел.

Выписав на бумагу все, что нужно сделать, вы освободите голову, но проблема в том, что в вашем списке дела не будут ограничены конкретными сроками и, как следствие, вы не будете знать, когда сможете их выполнить.

4. Используйте оповещения для задач, жестко привязанных ко времени.

Если у вас есть дела, которые необходимо сделать в строго определенное время, включите оповещение или сигнал, который напомнит вам о них. Несмотря на то что оповещения помогают сохранить ощущение времени, лучше не использовать их для дел, не привязанных ко времени, поскольку, если напоминания будут поступать слишком часто, вы просто перестанете на них реагировать.

5. Запланируйте решение для задач с гибкими сроками.

Обычно дела, которые не требуют, чтобы ими занимались в определенное время, заносят в списки, часто о них забывают или переносят на следующий день. Включив их в свое расписание, вы увеличите вероятность их решения. Отведите для них то время, когда вам, скорее всего, удастся их решить.

6. Сделайте календарь своим лучшим другом.

Даже если вы используете электронный ежедневник с настроенными оповещениями, вам следует время от времени обращаться к своему календарю. Это позволит вам получить представление о предстоящем дне. Календарь нужно просматривать минимум дважды в день. Лучше всего, если вы будете заглядывать в него каждый раз, как закончите очередное дело. Удалите законченные дела или выделите их цветом, чтобы видеть, что работа над ними завершена.

7. Разбейте крупные задачи на более мелкие и запланируйте их решение.

Часто при работе над крупными проектами может показаться, что ничего планировать не надо, поскольку и так известно, чем нужно заниматься на протяжении следующих нескольких дней или недель. Однако если вы не очень организованны, то примерное представление о том, что вы делаете, и приблизительные сроки нанесут удар по вашей продуктивности, так как отсутствие временных рамок в расписании лишит вас ощущения срочности. Не сойти с пути вам поможет разделение проекта на подзадачи и планирование решения для каждой из них в календаре.

8. Не забудьте предусмотреть перерывы между делами.

Основной камень преткновения в планировании — недостаток реализма. Планируя решение задач без учета отвлекающих факторов или перерывов, необходимых для переключения на следующее дело, вы рискуете потерять фокус, выбиться из графика и столкнуться с необходимостью в оставшееся время наверстывать упущенное. Со временем вы начнете думать, что планирование не работает, и откажетесь от мысли об обеспечении продуктивности. Если же вы предусмотрите отдых, перерыв на обед, время на дорогу и отвлекающие факторы, то получите реалистичную картину того, что вам предстоит сделать и на что будет потрачено ваше время, а значит, сможете более эффективно спланировать свой день.

9. Запланируйте время на подготовку звонков и предстоящих встреч.

Вам наверняка доводилось опаздывать на встречу из-за того, что вы не предусмотрели достаточно времени на дорогу и появление заминок. Запланировав время на подготовку в своем календаре, вы избавитесь от стресса, если непосредственно перед выходом потребуется выяснять маршрут или искать номер телефона в тот момент, когда уже нужно звонить клиенту. Планируя время на дорогу, выясните точное расписание транспорта и предусмотрите возможность перехватить по пути чашку кофе.

10. Запланируйте время в течение дня на непредвиденные задачи и обстоятельства.

Как часто ваши дела идут не по плану? Каждый день, раз в неделю? Предусмотрите в своем расписании время под непредвиденные обстоятельства, а если они не появятся, вы всегда сможете использовать его для выполнения другой работы. Проанализируйте, сколько времени в течение дня уходит на внеплановые звонки или перерывы, и запланируйте его в своем расписании. Скорее всего, сначала вы будете переоценивать или недооценивать необходимое вам время, но с опытом точность вашей оценки увеличится.

11. Выработайте привычку планировать.

Как только у вас появляется новая задача, сразу же вносите ее в свое расписание. Если по какой-то причине это невозможно, сделайте заметку в блокноте, смартфоне, на планшете или в любом другом устройстве, которое вы используете. Немедленное занесение задачи в расписание, во-первых, избавляет от необходимости помнить о том, что вам нужно сделать, а во-вторых, исключает возможность того, что она останется нерешенной.

Если вам приходится регулярно контролировать запросы или организовывать встречи, предусмотрите для них в календаре время в течение недели, а затем просто добавляйте пункты в предусмотренный интервал. В электронном календаре, например в Outlook, можно размещать эти пункты в разделе для заметок. В бумажном ежедневнике, где нет места для всех пунктов, можно оформить их в виде отдельного списка, привязанного к заданному отрезку времени.

12. Используйте только один календарь и для планирования работы, и для всех остальных вопросов.

Когда речь идет о вашей жизни, между работой и досугом не должно быть разделения. Эти сферы вашей жизни являются отражением того, как вы управляете своим временем. Используя два календаря, вы рассеиваете свое внимание и затрудняете процесс контроля над временем.

13. Воспользуйтесь методом ячеек.

Его принцип заключается в том, чтобы разделить день на несколько крупных временных интервалов. Максимальную эффективность обеспечивают отрезки не менее чем в полтора часа. Число таких ячеек может варьироваться от трех до шести. Проще всего воспринимается день, состоящий из трех ячеек, соответствующих утреннему, дневному и вечернему периодам.

Временные интервалы — не что иное, как блоки достижений, или время, когда вы будете заниматься самыми значимыми делами.

Одна ячейка не предполагает, что ее занимает только одна рабочая задача. Вы можете запланировать на этот период любое количество дел. Например, если размер вашей утренней ячейки три часа, можете запланировать в ней четыре 15-минутные и две часовые задачи. Объедините несколько мелких задач в 30-минутные блоки или, еще лучше, занесите их в часовые ячейки.

Чувствовать себя занятыми нас заставляют небольшие задачи, а крупные блоки способствуют формированию продуманных планов и дарят ощущение, что мы достигли своей цели. Старайтесь не заполнять ячейки рутиной или непродуктивными задачами. Если вам нужно много времени на административные дела, создайте для них отдельную ячейку. Вы должны быть продуктивными, а не занятыми. И не забывайте в конце каждого интервала подводить итоги.

Структурирование ячеек поможет вам максимально эффективно использовать время, отведенное на запланированные дела. В ячейки следует вносить то, что для вас действительно важно.

ячейка, или вечер для расслабления;
ячейка, или вечер свиданий;
ячейка, или вечер, посвященный личностному росту или обучению;
ячейка, или вечер, посвященный детям и семье;
ячейка для общения;
ячейка для работы допоздна;
ячейка для похода в кино;
ячейка для тренировки.

14. Используйте с умом свободное время.

Посмотрев на ячейки, вы получите представление о том, сколько у вас есть свободного времени. Каждый из пяти рабочих вечеров дает вам от трех до шести часов свободного времени. Это пятнадцать — тридцать часов в неделю. Вы можете потратить их на что угодно: расслабиться, пообщаться с семьей и детьми, поужинать в ресторане, сходить в кино. Если к ним добавить выходные (это еще тридцать шесть часов, или дополнительные шесть — двенадцать ячеек), то вы получите от пятидесяти до семидесяти шести часов свободного времени в неделю! Это ваше время для реализации множества проектов — например, для изучения иностранного языка, написания книги и т. д.

Воспользуйтесь этими советами и вы сможете значительно повысить свою продуктивность, сохранить душевное спокойствие, легче контролировать свою жизнь и получить больше свободного времени для себя и своих любимых!