Профессия секретарь является очень сложной и ответственной. Ее представители — незаменимые помощники руководителей, кроме того, секретарь — это лицо фирмы. Многие считают, что это сугубо женская профессия, однако в редких случаях можно встретить и мужчин, занимающих такую должность.
Нужно сказать, что эта профессия своими корнями уходит во времена Древнего Рима, где секретарями называли доверенных лиц. При царях секретари обычно сосредотачивали в своих руках определенную власть. Так появились должности генерального секретаря и государственного секретаря. В конце XIX века были изобретены пишущие машинки, и эта профессия начала приобретать женское лицо.
В обязанности секретарей входит прием посетителей и ведение делопроизводства фирмы. Также представители этой профессии нередко занимаются планированием рабочего дня руководителей. Кроме того, секретари отвечают на телефонные звонки, которые поступают в фирму.
Еще в обязанности представителей этой профессии входит организация совещаний и различных приемов, заказ билетов и гостиниц для руководителей и других сотрудников фирмы. Также нужно отметить, что секретари занимаются заказом канцтоваров и других вещей, которые необходимы для жизнедеятельности офиса.
Профессия секретарь имеет массу положительных моментов. Представители этой профессии, как правило, в процессе работы обзаводятся очень широким кругом знакомств. Занимая эту должность, можно приобрести опыт общения с представителями различных сфер. Также приобретаются навыки организационной деятельности. Кроме того, такая работа не предполагает большой физической нагрузки.
Однако такая деятельность, как и любая другая, имеет свои недостатки. Профессия секретарь очень часто подразумевает ненормированных рабочий день, так как на службу приходится приходить раньше руководства, а уходить — позже. Если фирма, на которой работает секретарь, небольшая, вероятность карьерного роста очень мала. Также секретарь должен всегда хорошо выглядеть независимо от обстоятельств.
Что же касается личных качеств, то каждый секретарь должен быть коммуникабельным и доброжелательным. Кроме того, в общении представители этой профессии должны быть деликатными и тактичными. У любого человека, поговорившего с секретарем по телефону, должно остаться хорошее впечатление об организации и уверенность в том, что фирма сделает все возможное для решения того или иного вопроса.
Поскольку секретарь должен уметь организовывать свое рабочее время, ему обязательно следует быть пунктуальным. Опоздания считаются недопустимыми для представителей данной профессии. Это касается не только времени прихода на работу, но и своевременности подготовки различных документов и докладов. Также, чтобы стать секретарем, необходимо иметь очень хорошую память.
Сегодня работодатели хотят видеть секретарей с высшим образованием. Еще обязательными являются знание основ делопроизводства и владение персональным компьютером на уровне пользователя.
Что касается перспективности такой профессии, то со временем секретарь может стать офис-менеджером, а в отдельных случаях — даже исполнительным директором. Заработная плата секретаря напрямую зависит от его опыта и квалификации. На начальном этапе она будет небольшой, однако по мере обретения опыта будет расти и зарплата.
Как вы смогли убедиться, профессия секретарь требует от человека большого числа личных качеств, а также определенного количества навыков.
