Содержание
Штатное расписание организации — это документ, который отображает структуру компании, перечень должностей, размер заработной платы и дополнительных выплат. Этот документ является одной из форм отчетности юридического лица. Зачем нужно штатное расписание и как его заполнить?
Штатное расписание организации не является первичным документом (документом, являющимся основой для ведения бухучета), поэтому некоторые руководители организаций считают его составление необязательным. Но на практике в большинстве случаев налоговые и трудовые инспекции просят предъявить этот документ при проверке, а за его отсутствие могут оштрафовать. Отсутствие штатного расписания может усложнить увольнение сотрудников по сокращению штата — если нет утвержденного списка должностей в штате, то будет сложно доказать его сокращение.
Кто должен составлять штатное расписание организации? Однозначного ответа нет. В крупных фирмах составление штатного расписания возлагают на отдел кадров или бухгалтерию, в малых предприятиях этим обычно занимается бухгалтер или руководитель. Если руководитель возлагает составление штатного расписания на работника, у которого эта обязанность не прописана в должностной инструкции и (или) трудовом договоре, назначение происходит посредством приказа по основной деятельности.
Как заполнить штатное расписание организации?
Для облегчения составления штатного расписания в 2001 году была введена унифицированная форма № Т-3. В 2004 году в нее были внесены незначительные изменения. Форма содержит 10 граф. При необходимости можно добавлять новые графы, но удалять уже имеющиеся нельзя — если их нечем заполнить, их нужно просто оставить пустыми. Как правильно заполнить штатное расписание организации? Давайте подробно рассмотрим форму № Т-3.
- Наименовании организации: следует указать наименование компании, оно должно совпадать с ее названием в учредительных документах.
- По ОКПО: нужно внести код организации из Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
- Номер документа: зависит от типа нумерации документов в организации (по годам или сквозная).
- Дата составления: дата фактического составления штатного расписания в формате «дд.мм.гггг», она предшествует дате начала действия документа.
- Период действия: дата вступления документа в действие и период, на который он утверждается (обычно год).
- Утверждено: следует проставить дату и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».
- Штат в количестве ___ единиц: общее число штатных единиц организации, заполняется после составления штатного расписания.
Теперь переходим непосредственно к графам штатного расписания. Всего штатное расписание организации (точнее, форма № Т-3) содержит 10 граф:
- Наименование структурного подразделения: название подразделения, соответствующее разработанной и утвержденной структуре предприятия.
- Код структурного подразделения: код подразделения, присвоенный ему для ведения документооборота и обозначения его места в иерархии организации.
- Должность: должности сотрудников должны соответствовать тарифно-квалификационному справочнику и общероссийскому классификатору должностей служащих и профессий рабочих; обычно должности в каждом подразделении вносятся в иерархическом порядке по мере убывания важности; должность в трудовом договоре должна совпадать со штатным расписанием.
- Количество штатных единиц: количество штатных единиц для каждой должности; для совместителей возможно указание дробных чисел (0,5, 0,25 и пр.); можно (и целесообразно) указывать вакантные должности.
- Тарифная ставка (оклад): месячная заработная плата по должности в рублях.
- Надбавки (доплаты): стимулирующие выплаты и компенсации, предусмотренные действующим законодательством либо введенные по усмотрению организации; вносятся в рублевом исчислении либо единицах измерения, соответствующих применяемой системе оплаты труда.
- Надбавки (доплаты).
- Надбавки (доплаты).
- Всего: сумма значений из колонок 5-8, умноженная на значение колонки 4 (количество штатных единиц); итоговая сумма по всем должностям составляет месячный фонд заработной платы.
- Примечания: заполняется при наличии «северных» надбавок или надбавок за ученую степень (в примечаниях дается ссылка на соответствующий закон) либо при наличии работников-сдельщиков.
Штатное расписание организации подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Если оно занимает несколько листов, их следует пронумеровать, прошить и скрепить документ печатью и подписью руководителя.
Внесение изменений в штатное расписание
Обычно изменения в штатное расписание организации вводятся посредством приказа по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание» («О частичном изменении штатного расписания», «Об изменении штатного расписания»), подписанного руководителем или уполномоченным лицом. Основанием для внесения изменений могут служить:
- переименование должностей или структурных подразделений;
- изменение оклада;
- реорганизация предприятия;
- сокращение штата работников или их численности.
Измененное штатное расписание утверждается не позднее, чем за два месяца до фактического введения изменений. Работники, которых затронули изменения в штатном расписании, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.
Если же перемены, происходящие в компании, достаточно масштабны, возможно издание приказа по основной деятельности об утверждении нового штатного расписания.
