Как провести рабочее совещание?

Один из самых эффективных способов решить текущие или «наболевшие» вопросы — это провести рабочее совещание. Вот только эффективный он в теории, а на практике бывает так, что совещания только отнимают рабочее время. Почему так случается? Как провести успешное рабочее совещание?

Для начала нужно определиться, зачем вам нужно рабочее совещание и нужно ли оно вообще. В некоторых компаниях совещания превращаются в своеобразный «разбор полетов»: начальник «выпускает пар», но никто не выносит ничего полезного из этих совещаний, и раз за разом повторяется одно и то же. А иногда совещания становятся бессмысленным ритуалом, но все равно все продолжают собираться в определенный день, потому что «так надо». Толку никакого, только рабочее время тратится.

Поэтому проводить рабочие совещания нужно лишь в том случае, если вам действительно есть, что обсудить. Возможно, имеется какая-то информация, которую вам нужно донести до всех сотрудников разом, и корпоративной рассылкой тут не обойдешься. Или же вам нужно принять какое-то решение, и перед его принятием вы хотите ознакомиться с мнением коллектива.

Затем нужно определиться со временем и местом проведения совещания. Нередко совещания проводятся в кабинете начальника, но при этом многие сотрудники могут чувствовать себя некомфортно. Дело даже не в том, что кабинет начальника может ассоциироваться с «вызовом на ковер». Просто начальник и так главный, а в своем кабинете он — царь и бог. И некоторые работники просто будут бояться высказывать свое мнение в такой обстановке.

Поэтому желательно проводить рабочее совещание на нейтральной территории. Это может быть переговорная комната или конференц-зал. Если же специальных помещений для этих целей, лучше уж вам пойти к работникам, а не приглашать их к себе. Так вы дадите им понять, что они — полноценные участники совещания, а не просто аудитория, призванная благоговейно внимать и поддакивать.

Также очень важно время, в которое состоится рабочее совещание: правильно выбранное время поможет сделать совещание максимально продуктивным. Не стоит собираться в начале рабочего дня (сотрудники еще не проснулись и не вошли рабочий ритм) и в конце (сотрудники устали и хотят домой). Не стоит также проводить рабочее совещание до обеда (все мысли сотрудников будут о еде) и сразу после него (после сытного обеда думается плохо). Поэтому оптимальное время для рабочего совещания — 10-11 часов утра (при условии, что рабочий день начинается в 8-9, а не позже).

Чтобы рабочее совещание прошло успешно, нужно четко определиться с его целью и составить список вопросов, которые вы собираетесь обсудить. Иначе совещание, запланированное на час, может затянуться на несколько часов и пройти по схеме «начали за здравие, а кончили за упокой». Причем нельзя ставить себе слишком много задач: вы рискуете не решить ни одной, потому что будете стараться уложиться в отведенное время, в итоге на каждый конкретный вопрос времени останется ничтожно мало.

Как быть с вопросами, которые волнуют работников? Можно, конечно, выделить для них время в конце совещания, но вы точно уверены, что успеете? Лучше отвести, скажем, одно рабочее совещание в месяц для решения вопросов, которые хотят обсудить сами работники. В этом случае особенно важно следить за регламентом, чтобы совещание не затягивалось.

Очертив круг вопросов, определитесь, кого из работников вы пригласите на рабочее совещание. Зачем приглашать весь отдел, если вопросы непосредственно касаются только нескольких человек, а остальные будут во время совещания скучать? Поэтому приглашайте на совещание лишь тех, кто действительно будет полезен. Конечно, бывают случаи, когда совещание нужно проводить для всего коллектива, но не нужно сдергивать людей с рабочих мест, если в этом нет реальной необходимости.

Во время совещания нужно вести протокол или хотя бы помечать для себя важные идеи. Потому что одно дело — обсудить, а совсем другое — все это реализовывать. Не нужно надеяться на свою память, иногда она подводит нас в самый неподходящий момент. В конце совещания лучше еще раз проговорить важные выводы: во-первых, чтобы убедиться, что все поняли друг друга правильно, во-вторых, чтобы проверить, не забыли ли вы что-нибудь.

Рабочее совещание — это не мероприятие для «галочки». Чтобы оно прошло успешно, нужно к нему тщательно подготовиться, только тогда совещания помогут сделать работу более эффективной.