Корпоративный портал: зачем он нужен?

У многих крупных компаний есть свой корпоративный портал. Имеется в виду не официальный сайт, созданный для общения с клиентами и партнерами, а внутренний сайт компании, предназначенный исключительно для ее сотрудников. Что это — роскошь или реальная необходимость?

Начнем с того, что корпоративный портал — это не совсем веб-сайт, хотя он на него и похож. Функции корпоративного портала шире, чем функции среднестатистического сайта. Такой портал представляет собой веб-интерфейс, который объединяет в себе функции информационного ресурса, социальной сети и хранилища документов и других файлов. Обычно корпоративный портал доступен только во внутренней сети организации (интранете) — человек «со стороны» на него не зайдет.

Зачем компании нужен корпоративный портал? Во-первых, он обеспечивает связь между разным отделами и подразделениями компании, сокращая время на передачу важной информации. Особенно это актуально для банков и других организаций, у которых есть много подразделений (в рамках одного города или в разных городах). Вместо того, чтобы уведомлять каждый филиал о нововведениях, можно разместить информацию на корпоративном портале, чтобы все получили ее в срок.

Во-вторых, корпоративный портал обеспечивает эффективную коммуникацию сотрудников. Это особенно важно при работе над совместными проектам. Как и в предыдущем случае, каждый сотрудник может максимально быстро передать требуемую информацию адресату. Персонал имеет легкий доступ к необходимым данным. Кроме этого, интегрированная в портал социальная сеть восполняет недостаток сотрудников в общении — лучше пусть они общаются на портале по рабочим вопросам, чем сидят на «Одноклассниках».

В-третьих, корпоративный портал облегчает документооборот и ведение отчетности. Общий файловый хостинг позволяет загружать нужные документы прямо на портал. Это облегчает совместное редактирование документов. К тому же, резервная копия рабочих материалов никогда не помешает.

Корпоративный портал можно также использовать для обучения и адаптации нового персонала, укреления горизонтальных связей между подразделениями, уменьшения потребности в командировках. Процесс работы в организации станет более прозрачным. Это нужно и сотрудникам (осведомленность о специфике деятельности компании — важная составляющая мотивации), и начальству (легче контролировать процесс работы сотрудников).

Конечно, есть у корпоративных порталов и свои недостатки. Разработка, настройка и поддержка и администрирование портала должны осуществляться квалифицированным специалистом, которому нужно платить. Добавьте сюда временные и денежные расходы на обучение сотрудников пользованию порталом.

Также возможна утечка корпоративных данных к конкурентам в случае взлома портала. Иногда конкурентам даже не приходится пользоваться услугами хакера — достаточно одного недобросовестного работника, готового «слить» внутреннюю информацию конкурентам за определенную плату. Так что очень важно обеспечить максимальную защищенность портала — а это опять-таки расходы.

Существует несколько подходов к созданию корпоративного портала. Можно заказать разработку портала с нуля, тогда он будет максимально отвечать вашим индивидуальным требованиям. Но такая разработка стоит недешево, занимает много времени, плюс нужно будет платить разработчикам за постоянную поддержку. Можно купить готовую платформу, которую придется доработать под свои нужды — но для этого, скорее всего, понадобятся узкопрофильные специалисты.

Поэтому в большинстве компаний предпочитают покупать готовые решения на базе системы управления содержимым (CMS). Такие системы имеют интуитивно понятный интерфейс, так что после установки и настройки системы специалистами администрировать корпоративный портал сможет практически любой сотрудник. Ему не понадобятся знания программирования или HTML-верстки. Но это не значит, что портал можно оставить без техподдержки — просто в этом случае она обойдется вам дешевле.

Корпоративный портал — это эффективная система внутрикорпоративной коммуникации, позволяющая оптимизировать бизнес-процессы в крупных компаниях с множеством сотрудников, отделений и филиалов. Но если у вас маленькая фирма, весь штат которой помещается в двух кабинетах, вряд ли вам пригодится такой портал — овчинка не будет стоит выделки.